الفوترة الإلكترونية مع هيئة الزكاة (فاتورة): ما الذي يجب أن يتعامل معه نظامك

ما هي الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة

أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفوترة الإلكترونية، المعروفة باسم «فاتورة»، لتحلّ الفواتير الإلكترونية المنظّمة محل الفواتير الورقية والمعدّة يدويًا. وتنطبق على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في السعودية، وتشمل الفواتير الضريبية وإشعارات الدائن والمدين.

وأثرها العملي على المنشأة سهل الوصف: يجب أن تصدر الفواتير من نظام، وبصيغة محددة، وبخصائص أمان محددة، وفي مرحلة الربط والتكامل يجب أن يتبادل هذا النظام الفواتير مع الهيئة.

المرحلتان

طُبّقت الفوترة الإلكترونية على مرحلتين:

• المرحلة الأولى، الإصدار (من 4 ديسمبر 2021): يجب إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا عبر حل متوافق. لم تعد الفواتير المكتوبة بخط اليد أو المعدّة في برامج تحرير النصوص مقبولة، وتحمل الفواتير المبسطة رمز استجابة سريعة (QR).
• المرحلة الثانية، الربط والتكامل (من 1 يناير 2023، على موجات): يجب ربط نظام الفوترة بمنصة «فاتورة» لدى الهيئة. وتُضم المنشآت على مجموعات بحسب الإيرادات، وتُبلغ الهيئة كل مجموعة مسبقًا بموعدها.

الفواتير القياسية والمبسطة: الاعتماد والإبلاغ

تتعامل مرحلة الربط والتكامل مع نوعي الفواتير بشكل مختلف. فالفواتير الضريبية القياسية، المستخدمة بين المنشآت ومع الجهات الحكومية، تتبع نموذج الاعتماد (Clearance): تُرسل الفاتورة إلى الهيئة، فتُتحقق منها وتُختم، ثم تُشارك مع المشتري.

أما الفواتير الضريبية المبسطة، المستخدمة في البيع للمستهلكين، فتتبع نموذج الإبلاغ (Reporting): تسلّم الفاتورة للعميل فورًا وتبلّغ عنها الهيئة خلال 24 ساعة. وتتبع إشعارات الدائن والمدين نموذج الفاتورة التي ترتبط بها.

ما الذي يجب أن يستطيع نظامك فعله

في مرحلة الربط والتكامل، يحتاج البرنامج الذي يصدر فواتيرك إلى التعامل مع هذه المتطلبات التقنية التي تنشرها الهيئة في مواصفات الفوترة الإلكترونية:

• إنتاج الفواتير بالصيغة المنظّمة المطلوبة (XML وفق معيار UBL 2.1، أو PDF/A-3 مع تضمين ملف XML).
• منح كل فاتورة معرّفًا فريدًا وربطها بالفاتورة السابقة عبر قيمة تجزئة (Hash).
• إنشاء رمز الاستجابة السريعة وتطبيق الختم التشفيري.
• تسجيل النظام لدى الهيئة لتحصل كل وحدة إصدار على معرّف الختم التشفيري الخاص بها.
• إرسال الفواتير القياسية للاعتماد قبل مشاركتها، والإبلاغ عن الفواتير المبسطة خلال 24 ساعة.
• التعامل مع حالات الرفض والتحذير، وتمكين فريقك من التصحيح وإعادة الإرسال.
• تضمين محتوى الفاتورة المطلوب باللغة العربية، مع لغات أخرى بجانبها إن احتجت.
• حفظ الفواتير الصادرة بأمان طوال مدة الاحتفاظ التي تتطلبها الأنظمة.

ثلاث طرق للالتزام

تسلك أغلب المنشآت أحد ثلاثة طرق، ويعتمد الأنسب على المكان الذي تُنشأ فيه فواتيرك اليوم.

• استخدام برنامج محاسبة أو ERP يدعم الربط مع الهيئة جاهزًا. وهذا الأبسط حين تصدر كل الفواتير من نظام واحد يدعم ذلك بالفعل.
• ربط نظامك الحالي بمزوّد متخصص في الفوترة الإلكترونية. ينشئ نظامك بيانات الفاتورة، ويتولى المزوّد الصياغة والختم والاعتماد والإبلاغ.
• بناء ربط مباشر مع منصة «فاتورة» باستخدام بوابة المطوّرين وحزمة التطوير (SDK) التي توفرها الهيئة. ويناسب هذا الشركات التي لديها نظام ERP مخصص أو أحجام كبيرة، ويحتاج إلى اختبار وصيانة دقيقين.

قائمة تحقق قبل موعد موجتك

أيًا كان الطريق الذي تختاره، تقلل هذه الخطوات خطر انتقال متعثر:

• حصر كل الأماكن التي تُنشأ فيها الفواتير: نظام ERP ونقاط البيع والمتجر الإلكتروني والفروع والإجراءات اليدوية.
• تنظيف البيانات الأساسية، خاصة الأرقام الضريبية للعملاء وعناوينهم التي تتطلبها الفواتير القياسية.
• تحديد طريق الالتزام لكل مصدر من مصادر الفواتير.
• الاختبار في بيئة المحاكاة لدى الهيئة قبل التشغيل الفعلي، بما في ذلك إشعارات الدائن وحالات الرفض.
• تدريب الفريق على ما يحدث حين تُرفض فاتورة.
• التأكد من التزاماتك وموعدك الدقيقين من الإرشادات الرسمية للهيئة ومع مستشارك الضريبي.

إذا كنت تستخدم نظامًا مخصصًا

أنظمة ERP المخصصة ومنصات العمليات ومنتجات SaaS التي تصدر فواتير تحتاج إلى أن تكون الفوترة الإلكترونية جزءًا من نموذج بياناتها: تسلسل الفواتير وقيم التجزئة والأختام وحالة اعتماد كل فاتورة سجلات أساسية، لا إضافات لاحقة.

وحين نبني أنظمة مالية أو تشغيلية للشركات السعودية، نصمّم لهذه المتطلبات منذ البداية، ونربط إما بالمزوّد الذي يستخدمه محاسبوك أو مباشرة بمنصة «فاتورة»، بعد التأكد من المتطلبات مع مستشاريك الضريبيين.